MAF ZOEKT OFFICE-MANAGER

maf architecten is een jong en gedreven Kortrijks ontwerpcollectief van 13 architecten dat techniciteit en degelijkheid combineert met een vleugje rock ’n roll.
Ons bureau groeit. In projecten, in ambities en in mensen. Daarom zoeken we iemand die ervoor zorgt dat ook administratief alles vlot blijft draaien.
Een vriendelijk gezicht dat overzicht brengt in de dagelijkse werking, ondersteunende taken vastneemt en klaarstaat voor collega’s, klanten en partners.
Een toegankelijk aanspreekpunt dat structuur brengt zonder alles dicht te regelen.


Wie jij bent

Je hebt een positieve en toegankelijke ingesteldheid. Je staat in contact met collega’s, klanten en externe partners en zorgt ervoor dat mensen zich meteen welkom voelen.
Je bent een teamspeler en hebt zin om je mee te engageren voor het bureau. Je kijkt verder dan je eigen takenpakket, ziet werk liggen en denkt proactief mee, zonder de prioriteiten uit het oog te verliezen.
Je houdt ervan om zaken gestructureerd en nauwkeurig aan te pakken. Je communiceert vlot en vormt een brug tussen het team en de zaakvoerders.
Je hoeft geen architect te zijn, maar je voelt wel aan hoe een creatief team werkt: soms gestructureerd, soms wat chaotischer, maar altijd met veel goesting. Ook wanneer er veel tegelijk beweegt, behoud jij het overzicht.
Variatie geeft je energie. Routineuze taken wissel je moeiteloos af met nieuwe vragen, praktische uitdagingen en onverwachte tussendoortjes. Je zet graag je ervaring in, maar staat er ook voor open om nieuwe dingen bij te leren.
Met vertrouwelijke informatie ga je vanzelfsprekend discreet om.


Wat je doet

Administratie
→ Je neemt uiteenlopende administratieve taken nauwkeurig en zelfstandig op.
→ Je beheert en structureert mail- en telefoonverkeer op een vriendelijke en correcte manier.
→ Je bewaart mee het overzicht over verschillende lopende dossiers.
→ Je ondersteunt bij het beheer van agenda’s, afspraken en deadlines.
→ Je helpt het team occasioneel bij prospectie, kandidaatstellingen en aanbestedingsdossiers.

Organisatie
→ Je beheert en bestelt kantoorbenodigdheden.
→ Je bent het eerste aanspreekpunt voor praktisch gebouwbeheer en leveranciers.
→ Je volgt de projectadministratie mee op, waaronder contracten, verzekeringen en prijsaanvragen.
→ Je helpt graag bij de organisatie van teamactiviteiten, uitstappen, tentoonstellingen en andere evenementen.
→ Je ondersteunt waar nodig onze interne en externe communicatie, zoals sociale media, bureauvoorstellingen en projectfiches.

HR
→ Je draagt mee zorg voor het algemene welzijn en de dagelijkse werking van het team.
→ Je organiseert de praktische on- en offboarding van collega’s.
→ Je ondersteunt de voorbereiding en opvolging van evaluatiegesprekken.
→ Je volgt de uurregistratie en loonadministratie mee op.

Finance
→ Je helpt bij de opvolging van de financiële planning van projecten.
→ Je ondersteunt de opmaak, verzending en opvolging van uitgaande facturen.
→ Je verwerkt en controleert inkomende facturen.
→ Je bereidt informatie voor de boekhouding en onze externe boekhouder voor.

We worden extra enthousiast als
→ Je mee nadenkt over hoe onze werking slimmer, duidelijker en aangenamer kan.
→ Je voorstellen durft te doen en zo een waardevol klankbord vormt voor het team en de zaakvoerders.
→ Je voeling hebt met design, lay-out, beeld, sociale media of grafische communicatie en zin hebt om hier in bij te dragen.
→ Je zeer bedreven bent in Word, Excel en Outlook en misschien zelfs wat kennis hebt van Indesign en Photoshop.


Wij bieden

• Een sleutelrol in een creatief bureau dat volop in beweging is.
• Veel vertrouwen, verantwoordelijkheid en ruimte om je functie mee vorm te geven.
• De kans om mee na te denken over hoe we samenwerken, communiceren en organiseren.
• Een betrokken team met een open en informele cultuur: serieus als het moet, met voldoende lichtheid en goesting tussendoor.
• Gevarieerde projecten met maatschappelijke impact, van woningen en grotere woonprojecten tot publieke gebouwen.
• Ruimte om je eigen interesses en talenten verder te ontwikkelen.
• Een vaste tewerkstelling met een correcte verloning volgens ervaring.
• Een bijzonder mooie werkplek op een steenworp van het centrum van Kortrijk en vlot bereikbaar.
• Een startdatum in overleg.


Zin om mee onze creatieve motor gesmeerd te houden?

Stuur je cv vergezeld van een korte motivatie in pdf-formaat naar info@mafarchitecten.be.
Heb je grafisch werk of voorbeelden van communicatie die iets vertellen over jouw talenten? Dan mag je die gerust meesturen.
We nodigen je graag uit voor een kennismakingsgesprek!


Tijdens het bouwverlof proberen we onze mailbox wat rust te gunnen, maar van zodra we weer van start gaan mag je zeker een respons verwachten.